Техническое обеспечение мероприятий: особенности проведения и техническая составляющая

Техническое обеспечение мероприятий - это организационные и технические работы, цель которых оснащение событий оборудованием с квалифицированным техническим менеджментом. Это комплекс услуг: от составления проекта до его реализации. Использование современного, функционального оборудования гарантирует успех любого event-мероприятия.

Особенности реализации проекта

Проект разрабатывается на основе того, для чего планируется конференция, семинар, праздник, что необходимо получить в результате. После этого составляется чек-лист, где указывается:

Целевая аудитория. Она описывается и сегментируется. При этом определяется количество участников.
Дата и время проведения мероприятия. Если конференция проводится в городе, удобное время – вторая половина недели, время 10.00 или 11.00. В случае, когда планируется приезд иногородних гостей, до 11.00 мероприятие не назначают.
Место проведения. Площадка должна быть просторной, иметь возможность установки оборудования. Также учитывается наличие парковки, удобство расположения в городе, комфортная температура в зале, доступ к туалетам, зонам для курящих.
Обед или кофе-брейк. Если мероприятие непродолжительное, достаточно организовать кулеры с водой, чай, кофе, снеки. В случае, когда обед не планируется включать в счет, то гостям предоставляется информация о ближайших заведениях общепита.
План мероприятия. Чем подробнее он будет, тем лучше. План разбивается на разделы (спикеры, гости, техническое обеспечение, банкет и т.д.).
Смета. В ней прописывается все до мелочей, отображаются организационные моменты в денежном эквиваленте.

После этого по всем пунктам определяются периоды подготовки и реализации, назначаются ответственные. Сроки прописываются промежуточные и окончательные.

Что потребуется из техники

Точный набор техники зависит от специфики мероприятия. Для организации большинства семинаров, конференций, форумов потребуется взять в аренду:

Видеотехнику. Это проекторы, световые экраны, видеокамеры и т.д. Они помогут спикерам более наглядно представить информацию. Если планируется использовать фрагменты конференции, семинара в дальнейшем, то потребуется привлечь профессионального оператора для съемки, обеспечить правильный свет. Это гарантирует не только красивую картинку, но и хороший звук.
Звуковое оборудование. Для большой аудитории наличие звукоусиления – обязательное условие. Также могут потребоваться конференц-системы, микшерные пульты, наушники для участников и микрофоны. Даже для самого скромного мероприятия нужно иметь пару-тройку микрофонов и петличку для спикера.
Сценическое оборудование. Минимальный вариант – это сцена или подиум для спикеров, но может потребоваться сооружение навеса, фермы и башни для дальнейшей установки освещения или декораций
Дополнительные системы. Они необходимы для трансляции онлайн, голосования, регистрации участников и т.д. Для гостей важно обеспечить бесплатный Wi-Fi, который выдержит нагрузку в день мероприятия. Также надо позаботиться о местах для подзарядки техники участников (смартфонов, ноутбуков).

Кто осуществляет техническое обеспечение мероприятий

Чтобы семинар или конференция прошло на высшем уровне, лучше доверить их техническое обеспечение компании, которая специализируется на такой услуге. Компания ART Polymedia более 20 лет осуществляет комплексное сопровождение мероприятий, обеспечивает проведение форумов, выставок, спортивных событий. После согласования всех нюансов с партнерами, перед мероприятием (за 1-2 дня) необходимо провести тестирование площадки, устроить прогон для техники.